Laat klanten zelf online een tijd kiezen en dat scheelt je per dag flink wat belletjes en appjes. Voor servicebedrijven met medewerkers op locatie, denk aan installateurs of onderhoudsbedrijven, zit daar wel een addertje onder het gras. Niet elk vrij moment in je agenda is namelijk een slim moment. Een afspraak die qua tijd past, maar aan de andere kant van je werkgebied ligt, kan je zomaar een uur extra in de auto kosten. Goed plannen draait daarom om twee dingen: de klant zelf laten boeken én controleren of die boeking in de route van die dag past.

Waarom plannen via telefoon en WhatsApp zoveel tijd opslokt

Het klassieke heen-en-weer kost meer dan je denkt. De klant stelt een tijd voor, jij zit op dat moment op een dak of onder een cv-ketel, en tegen de tijd dat je reageert, is de klant alweer met iets anders bezig. Voor je het weet ben je drie berichten verder voor één afspraak.

Daar komt bij dat bevestigen en herinneren er in de drukte makkelijk bij inschieten. Vergeet een klant de afspraak, dan sta je voor een dichte deur en is dat tijdsblok verloren. Veel ondernemers lossen dit op door ’s avonds de planning bij te werken, maar dat zijn precies de uren die je liever aan iets anders besteedt.

Wat zelf laten boeken je concreet oplevert

Met een online reserveringssysteem kiezen klanten zelf een tijd op jouw boekingspagina, op het moment dat het hén uitkomt. Ook ’s avonds om elf uur, zonder dat jij daarvoor je telefoon hoeft te pakken. De bevestiging gaat er automatisch uit en de herinnering vooraf ook. Daarmee vang je de vergeetachtige klant op voordat een vergeten afspraak een lege plek in je dag wordt.

Voor kleine bedrijven is er nog een voordeel: het oogt professioneel. Een nette boekingspagina wekt meer vertrouwen dan “app me maar even, dan kijk ik wanneer ik kan”.

Het verschil met een gewone boekingstool: de route telt mee

Een standaard boekingstool toont elk gat in je agenda. Klinkt handig, maar zo boekt een klant uit het noorden van je werkgebied zich doodleuk tussen twee klussen in het zuiden. De afspraak past op papier, maar in de praktijk rijd je je dag aan flarden en kom je bij de volgende klant al snel te laat aan.

Schedulinq pakt dat anders aan. Het systeem controleert eerst of een tijd geografisch past bij de andere afspraken van die dag, en laat de klant alleen tijden zien die kloppen met het werkgebied en de route van je medewerkers. Hoe dat precies werkt, zie je op schedulinq.com. Het draait naast je bestaande agenda, zoals Google Agenda of Outlook, en vervangt dus niet wat je al gebruikt. Je houdt je eigen werkwijze, alleen de planning vult zich voortaan slimmer.

Voor wie dit interessant is

Dit soort planning is niet alleen iets voor grote buitendiensten met een eigen planner. Juist als je in je eentje werkt of met een klein team, is elke verloren reisminuut er één te veel. Een klein bedrijf heeft meestal geen aparte planner die routes zit uit te puzzelen, dus hoe meer daarvan automatisch goed gaat, hoe meer uren er overblijven voor betaald werk.

Zo begin je er praktisch mee

Begin met de afspraaktypes die je het vaakst inplant, bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt of een storingsbezoek, en geef die elk een vaste duur, zodat het systeem weet hoeveel tijd het per klus moet reserveren. Zet de boekingspagina op je website en in je e-mailhandtekening, zodat klanten hem vanzelf vinden. Na een paar weken zie je in je agenda of de afspraken logischer geclusterd staan en hoeveel app- en belverkeer er is verdwenen. Op basis daarvan breid je uit met de rest van je diensten.