Op papier lijkt het handig om iedereen binnen een bedrijf hetzelfde mobiele abonnement te geven. Eén soort bundel, één werkwijze, klaar. In de praktijk werkt het vaak minder netjes. De collega die vooral op kantoor zit, gebruikt nauwelijks mobiele data, terwijl iemand uit de buitendienst zijn telefoon ook inzet voor navigatie, videobellen en een hotspot voor de laptop.

Daarom is het verstandiger om niet te beginnen bij het aantal gigabytes, maar bij de werkdag van de medewerker. Waar wordt gewerkt, welke apps zijn onderweg nodig en hoe vaak is er geen vertrouwde wifi beschikbaar? Met die vragen kom je meestal sneller bij een passende bundel dan met een vergelijking van alleen databundels.

Een normale werkweek zegt meer dan een functietitel

Binnen Odido zakelijk mobiel voor mkb en grootzakelijk kan worden gekozen uit verschillende databundels, Unlimited-abonnementen en Data Only. Bij de reguliere zakelijke mobiele abonnementen zijn er onder meer bundels van 3, 10 en 16 GB. Bellen en sms’en in Nederland en de EU is daarbij onbeperkt. Voor medewerkers die structureel veel data gebruiken, zijn er verschillende Unlimited-varianten. Data Only is er voor apparaten die wel mobiel internet nodig hebben, maar geen gewone belbundel.

Welke optie past, wordt vooral duidelijk als je naar het dagelijkse gebruik kijkt. Een accountmanager die veel op klantlocaties zit, kan bijvoorbeeld geregeld bestanden openen of een Teams-gesprek voeren via mobiel internet. Een medewerker op de binnendienst heeft misschien bijna de hele dag wifi en gebruikt mobiele data alleen tijdens woon-werkverkeer of een incidentele afspraak buiten de deur.

Zelfs binnen één functie kunnen de verschillen groot zijn. De ene verkoper rijdt dagelijks door het land, terwijl een collega met dezelfde functietitel bijna al zijn gesprekken vanuit kantoor voert. Alleen op basis van de functie een bundel kiezen is dan al snel te grof.

Veel op kantoor werken betekent niet automatisch weinig data

Wie het grootste deel van de week op een vaste werkplek zit, heeft vaak genoeg aan een kleinere databundel. Toch is het goed om even verder te kijken. Werkt iemand ook thuis? Wordt onderweg regelmatig een zakelijke app gebruikt? Zijn er dagen waarop die medewerker op een andere vestiging of bij klanten zit?

Juist die momenten buiten kantoor kunnen het verschil maken. Iemand hoeft niet voortdurend onderweg te zijn om toch iedere maand een paar gigabyte te gebruiken. Andersom hoeft een medewerker in de buitendienst ook niet automatisch een Unlimited-abonnement te krijgen. Een servicemonteur die vooral werkbonnen opent, foto’s uploadt en navigeert kan verrassend weinig data verbruiken.

De hotspot wordt makkelijk vergeten

Een smartphone gebruikt niet alleen data voor apps op het toestel zelf. Veel medewerkers zetten hun telefoon onderweg ook als hotspot in voor een laptop. Dan kan het verbruik ineens een stuk sneller oplopen.

Een groot cloudbestand downloaden, software laten synchroniseren of een videogesprek vanaf de laptop voeren tikt harder aan dan een paar e-mails op de telefoon. Wie alleen kijkt naar het gebruik op de smartphone, kan daardoor een verkeerd beeld krijgen van wat iemand werkelijk nodig heeft.

Mobiele telefoons, laptops en tablets horen inmiddels bij de bredere digitale infrastructuur van een bedrijf. De mobiele aansluiting is daar één onderdeel van. Hoe medewerkers buiten kantoor bij bestanden en applicaties komen, bepaalt mede hoeveel mobiele data praktisch nodig is.

Niet ieder apparaat hoeft te kunnen bellen

Zakelijke simkaarten zitten allang niet meer alleen in telefoons. Een tablet van een monteur kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor werkbonnen, tekeningen of klantgegevens. Ook een laptop kan rechtstreeks via mobiel internet online gaan.

Als bellen en sms’en geen functie hebben, hoeft daar niet per se een volledig telefoonabonnement omheen. Een Data Only-aansluiting kan dan beter passen. Ook hierbij geldt dat het apparaat zelf weinig zegt over het benodigde datavolume. Een tablet waarmee af en toe een formulier wordt ingevuld stelt heel andere eisen dan een laptop die onderweg urenlang als volledige werkplek wordt gebruikt.

Bij werken over de grens verandert de rekensom

Voor medewerkers die regelmatig naar het buitenland reizen, is de Nederlandse databundel niet het enige waar je naar moet kijken. Binnen de EU kan een mobiel abonnement in principe tegen het thuistarief worden gebruikt. Voor mobiel datagebruik kunnen wel regels voor redelijk gebruik gelden. De Europese Commissie legt uit hoe deze roamingregels werken.

Buiten de EU kunnen de voorwaarden per abonnement en bestemming flink verschillen. Bij sommige Unlimited-varianten van Odido zijn bijvoorbeeld ook Zwitserland, de Verenigde Staten en Turkije inbegrepen. Dat betekent niet dat iedere bundel automatisch geschikt is voor iedere zakenreis.

Wie regelmatig internationaal onderweg is, kan daarom beter eerst kijken naar de landen die daadwerkelijk worden bezocht. Voor iemand die vooral klanten in België en Duitsland ziet, ligt de situatie anders dan voor een collega die maandelijks naar de Verenigde Staten vliegt.

Kijk na een paar maanden opnieuw

De eerste keuze hoeft niet jarenlang vast te staan. Werk verandert nu eenmaal. Een medewerker krijgt een ander klantenpakket, gaat vaker de weg op of werkt juist meer vanuit kantoor. Ook nieuwe apps en andere werkwijzen kunnen invloed hebben op het dataverbruik.

Het is daarom slim om na een tijdje eens naar het werkelijke gebruik te kijken. Niet na één uitzonderlijke maand, maar over een wat langere periode. Iemand die steeds nauwelijks iets van de bundel gebruikt, heeft mogelijk meer ruimte dan nodig. Een collega die iedere maand dicht tegen dezelfde grens zit, zit misschien juist te krap.

Voor de meeste bedrijven is een ingewikkeld systeem niet nodig. Een paar herkenbare profielen zijn vaak genoeg: vooral op kantoor, veel onderweg, regelmatig internationaal of een apparaat dat alleen data gebruikt. Daarna kun je per medewerker afwijken als daar een duidelijke reden voor is. Zo houd je de keuze praktisch zonder iedereen automatisch in hetzelfde abonnement te stoppen.