Digitale facturen zijn intussen de norm, maar dat betekent niet dat alles altijd op wieltjes loopt. Meer en meer bedrijven schakelen over op geautomatiseerde systemen om tijd te winnen en fouten te vermijden, maar toch sluipen er nog geregeld vergissingen in die de hele flow verstoren. Hieronder vind je vijf veelvoorkomende fouten én tips om ze handig te omzeilen.
- Facturen handmatig blijven verwerken
Hoewel er steeds meer tools beschikbaar zijn om facturen automatisch in te lezen en goed te keuren, blijven sommige bedrijven vasthouden aan manuele invoer. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Een verkeerd ingetypt bedrag of een foutje in het btw-nummer is snel gebeurd. Door te automatiseren, vermijd je die menselijke fouten én win je kostbare tijd.
- Gebrekkige controle op leveranciersdata
Een veel vergeten stap: de gegevens van je leveranciers actueel houden. Facturen met verouderde adressen, foutieve bankgegevens of verkeerde contactpersonen zorgen voor frustratie en vertraging. Investeer dus in een degelijk systeem om je leveranciersdata up-to-date te houden, idealiter gekoppeld aan je facturatieplatform. Via netwerken zoals Peppol wordt het uitwisselen van correcte gegevens trouwens een pak betrouwbaarder en efficiënter. Je werkt meteen met een gevalideerde standaard, waardoor misverstanden veel minder kans krijgen.
- Geen duidelijke goedkeuringsflow
Wanneer meerdere collega’s betrokken zijn bij het goedkeuren van facturen, loopt het soms mis. Wie moet wat nakijken? Wanneer? En wie geeft uiteindelijk het fiat? Zonder duidelijke afspraken of een vaste workflow blijven facturen makkelijk liggen. Dat leidt tot laattijdige betalingen en ontevreden leveranciers. Door een goedkeuringstraject in te bouwen in je systeem, vermijd je onduidelijkheid en blijft alles mooi op schema.
- Geen koppeling met boekhoudsoftware
Facturen die je apart moet verwerken in je boekhoudsysteem? Dat is vragen om dubbele input, fouten en frustratie. Kies daarom voor een oplossing die automatisch integreert met je boekhouding. Zo wordt alles meteen correct geboekt, zonder extra werk. Bedrijven als Dynatos bieden oplossingen aan die vlot koppelen met bestaande ERP- en boekhoudsystemen, waardoor je volledige proces, van ontvangst tot betaling, mooi gestroomlijnd verloopt.
- Geen back-up of archivering
Digitale facturen raken misschien minder snel zoek dan papieren versies, maar zonder een goed archiefsysteem ben je nog altijd kwetsbaar. Zorg dus dat je facturen veilig en overzichtelijk opgeslagen worden, bij voorkeur in de cloud en met voldoende back-ups. Denk ook aan de wettelijke bewaartermijnen: digitale opslag moet aan dezelfde regels voldoen als fysieke archivering.